ما با بیش از 2000 مدیر مصاحبه کردیم و اقداماتی را استنباط کردیم که کار شما را تا حد امکان مؤثر می کند. پنج چک لیست ضروری اجرایی را دانلود و ذخیره کنید.

# 1. چک لیستی که باید در مصاحبه با خود ببرید

کمک خواهد کرد:

• فقط افرادی را که نیاز دارید انتخاب کنید.
• تصمیم گیری آگاهانه در مصاحبه؛
• جذب جذابیت نامزد نشوید.

# 2. چک لیست برای تفویض موثر اختیارات

کمک خواهد کرد:

• تعیین کنید که چقدر به طور موثر اختیار را تفویض می کنید.
• شناسایی و رفع خطاها در تفویض اختیار؛
• تغییر رویکرد در واگذاری وظایف

شماره 3. چک لیست شناسایی خطاها در کار شرکت

کمک خواهد کرد:

• یافتن نقاط ضعف در بخش فروش؛
• رفع اشتباهات احتمالی مدیریت تا پایان سال؛
• برای افزایش شاخص های کلیدی شرکت.

شماره 4. چک لیست برای بررسی پیشنهاد تجاری شما

کمک خواهد کرد:

• نقاط ضعف پیشنهاد تجاری خود را شناسایی کنید.
• پیشنهاد تجاری خود را از بقیه برجسته کنید.
• از پیشنهاد تجاری خود تا 50 درصد تبدیل دریافت کنید.

شماره 5. چک لیست: دریابید که آیا با ممیزی مالیاتی روبرو هستید یا خیر

کمک خواهد کرد:

• تعیین کنید که آیا شرکت شما در معرض خطر یک حسابرسی برنامه ریزی نشده است یا خیر.
• اجتناب از مشکلات احتمالی با مقامات مالیاتی؛
• از خود در برابر ممیزی مالیاتی در محل محافظت کنید.

به طور تصادفی ابزار جالبی برای ایجاد عادات خوب کشف کردم. ابتدا برای شما داستانی تعریف می کنم و سپس خود ساز را به شما می دهم.

با چنین مشکلی مواجه شد

دیر به رختخواب می رفتم، اغلب بعد از سحر. در نتیجه، دیر بیدار شدم، به اندازه کافی نخوابیدم و در تمام روز احساس بدتری داشتم. تا غروب خیلی خسته بودم، اما نمی توانستم بخوابم و به طرز احمقانه ای گوشی را در دست گرفتم. یک دور باطل بود.

سعی کردم آلارم و یادآوری را تنظیم کنید

من با ساعت زنگ دار معمولی عصر شروع کردم. سیگنال به این معنی بود که وقت رفتن به رختخواب است. اما آلارم کمکی نکرد. او من را وسط یک کار پیدا کرد و من ابتدا با یک دلخوری خفیف خاموشش کردم و سپس تمام اتوماتیک.

من سعی کردم با یک اعلان روی صفحه، در نامه و تلفن، رویدادی را در تقویم قرار دهم:

و حالا دیگر کاری را که در آنجا انجام می‌دهی متوقف می‌کنی و می‌خوابی. در غیر این صورت P ***** C!

اعلان‌ها بلافاصله به همه دستگاه‌ها می‌رسند و مانند یک اسلحه اسلحه به نظر می‌رسند. ابتدا روی مغز تأثیر گذاشت و اطاعت کرد. سپس چند بار رگبار من را در اسکایپ گرفت که نمی‌توانست به سرعت قطع شود و مجبور شدم اعلان‌ها را نادیده بگیرم. اعلان ها دیگر اجباری نیستند. به زودی معنای درک شده به "خواب در عرض یک ساعت" تغییر کرد. آنها دیگر نیازی به واکنش فوری نداشتند، بنابراین مغز به سرعت یاد گرفت که آنها را به طور کامل نادیده بگیرد. شکست!

زمان تغییر تاکتیک فرا رسیده بود.

تصمیم گرفتم اطلاعات جمع آوری کنم

من یک برگه A4 را با 4 خط شروع کردم:

• سرحال از خواب بیدار شد
• قبل از ساعت 10 بیدار شدم
• تا 24 ساعت دراز بکشید
• بدون صفحه نمایش دراز بکشید

این برگ را با خودکار روی میز حمام گذاشتم. صبح مغز برگی را دید و 4 قیچی روی دستگاه گذاشت.

برای چندین هفته هیچ اتفاقی نیفتاد و سپس جادو شروع شد.

1. متوجه ارتباط شدم و احساس کردم: "بدون صفحه دراز کشیدم - سرحال بیدار شدم." به من قدرت داد.
2. من ارتباط بین اعلامیه و واقعیت را درک کردم. هیجان مدیریت معیارهای عددی پدیدار شده است.
3. دیگر نمی توانستم به این راحتی یادآوری ها را نادیده بگیرم. پیش از این، یک یادآوری از دست رفته برای همیشه ناپدید شد. روز بعد، یک هواپیمای جدید پرواز کرد و بدون هیچ اثری ناپدید شد. و حالا همه چیز وارد جدول می شود. یادآوری های از دست رفته ناپدید نمی شوند، بلکه خلاصه می شوند.

این مکانیسم بسیار موفق بود.

خلق و خو به یک معیار جداگانه تبدیل شده است. بنابراین متوجه شدم که 15 دقیقه مدیتیشن در روز به طور پیوسته و قابل اعتماد روحیه من را یک بار بالا می برد. موسیقی، چت با دوستان، موتورسیکلت قدرتمند و ورزش های فعال نیز این کار را انجام می دهند. برای من این دیگر دانش «کتابی» نیست، بلکه «داخلی» است. یعنی آنهایی که بر اساس آنها عمل می کنم.

سپس مکانیسم آنلاین شد

آنلاین شدن خطر بزرگی است، زیرا خود برگ هر روز صبح چشم شما را به خود جلب می کند و باید به طور ویژه برنامه را به خاطر بسپارید. روزهای از دست رفته را شروع می کردم و سیستم از کار می افتاد. بنابراین، من برگ را با یک iPad قدیمی جایگزین کردم، تنها 1 برنامه را آنجا گذاشتم و دقیقاً در همان مکان قرار دادم. برای قابلیت اطمینان، یک کار روزانه "پر کردن یک چک لیست شخصی" ایجاد کردم.

برنامه خاصی در فروشگاه برنامه وجود نداشت، اما Google Sheets عملکرد خوبی را انجام داد. اسکرین شات را در ابتدای پست ببینید.

نتیجه

6 ماه گذشت، پرواز عادی است. دیگر مشکل خواب وجود ندارد، تقریباً همه شاخص های دیگر در منطقه سبز هستند. میانگین خلق و خوی از 5-6 به 7-8 افزایش یافت. و برای من اینها فقط اعداد نیستند!)

در اینجا قالب جدول نهایی است، شما می توانید کپی کنید و برای خود تطبیق دهید. برجسته سازی خط به خط با استفاده از قالب بندی شرطی تنظیم می شود. اما انصافاً یک ورق کاغذ و یک خودکار خنک تر است.

در این مقاله یک چک لیست نمونه را در نظر خواهیم گرفت. این نام یک روش راحت و قابل درک برای کنترل هر عملیات پیچیده یا چند مرحله ای است. دامنه استفاده از چک لیست ها به قدری گسترده است که اطلاعات مربوط به آنها به طور همزمان برای افراد خلاق، دانش آموزان و دانشجویان، کارآفرینان، رهبران شرکت ها و متخصصان در طیف گسترده ای از رشته ها مفید خواهد بود.

حتی اگر مفهوم "چک لیست" برای شما ناآشنا به نظر می رسد، تقریباً به طور قطع بیش از یک بار با آن برخورد کرده اید. اغلب، این فهرستی از اقدامات (یا مراحل) متوالی است که باید برای رسیدن به یک هدف انجام شود. همچنین می توان از آن برای بررسی تکمیل تمام نقاط یا عملیات برای حل یک مشکل استفاده کرد.

به عبارت ساده، این لیستی از اقداماتی است که باید یکی پس از دیگری انجام شود تا به نتیجه نهایی برسید.

دامنه استفاده از چنین برگه هایی به قدری گسترده است که با اطمینان بالایی می توان گفت: هر فردی تا به حال برای خود "لیست کارهایی" تهیه کرده است.

با این حال، در این مقاله، بررسی خواهیم کرد که چگونه چک لیست ها به کارآفرینی و سازماندهی کار تک تک کارکنان و کل شرکت ها کمک می کنند.

"چک لیست" لیستی از اقداماتی است که برای رسیدن به نتیجه نهایی باید یکی پس از دیگری انجام شود.

چک لیست در چه زمینه هایی استفاده می شود؟

مزایای چک لیست برای تولید قبلاً توسط بسیاری از کارآفرینان، مدیران و کارمندان قدردانی شده است. هنگامی که لازم است در حالت چندوظیفه ای کار کنید (و در شرایط مدرن این تقریباً به طور مداوم اتفاق می افتد)، لیست کارها به کنترل اجرای همه عملیات کمک می کند. در این صورت نیازی نیست که تمام اهداف و مقاصد در نظر گرفته شوند.

اغلب، چک لیست ها به اشکال مختلف را می توان در موارد زیر یافت:

• هوانوردی (قبل از برخاستن، خلبانان آمادگی هواپیما را به ترتیب خاصی بررسی می کنند).
• ساخت و ساز؛
• پزشکی (از روش ها تا پیچیده ترین عمل های جراحی)؛
• حسابداری و حسابرسی؛
• مدیریت، از جمله فروش؛
• تحصیلات.

بنابراین، چک لیست ها در مناطقی که نیاز به تمرکز ثابت است استفاده می شود و موفقیت کل رویداد به اجرای هر مورد (و در هوانوردی و پزشکی، زندگی مردم) بستگی دارد. بیایید انواع مختلف چک لیست ها را تجزیه و تحلیل کنیم.

استفاده از چک لیست در صنایع منتخب

چک لیست ها که در صنعت هوانوردی سرچشمه می گیرند، مدت هاست که استفاده از آنها تنها در یک صنعت بیشتر شده است. علیرغم اعتقاد برخی افراد به اینکه مهم ترین چیز را نمی توان فراموش کرد، عمل خلاف این را نشان می دهد. در دنیای مدرن، حواس‌پرتی‌های زیادی وجود دارد، بنابراین گاهی اوقات حتی عملی که به خودکارسازی می‌رسد با اشتباه انجام می‌شود. برای جلوگیری از این امر، عاقلانه است که از چک لیست استفاده کنید. چگونه در مناطق مختلف مورد استفاده قرار می گیرند؟

چک لیست های خدمات غذایی

در موسسات پذیرایی، چک لیست ها به طور مداوم و نه در یک نسخه استفاده می شود. به عنوان مثال، چک لیست افتتاح رستوران به مدیران و کارکنان کمک می کند تا مؤسسه را برای افتتاح آماده کنند و از استانداردهای خدمات پذیرفته شده اطمینان حاصل کنند.

برای هر شیفت معمولا یک برگه جداگانه تهیه می شود که شماره، تاریخ، نام خانوادگی مدیر را مشخص می کند. در این مورد چک لیست - در واقع یک سند گزارش... اگر چیزی طبق برنامه پیش نرود، مدیر می تواند آن را مطالعه کند و بفهمد که چه اشتباهاتی توسط مدیر انجام شده است.

1. بررسی برنامه رویدادها برای روز (تولدها، سالگردها).
2. چک کردن پول نقد در صندوق.
3. سازمان نظافت.
4. وجود برگه گزارش در آشپزخانه و توالت.
5. بررسی همه کارکنان (تاخیر، ظاهر و غیره).
6. شروع آشپزخانه.

البته این لیست تقریبی است، هر رستوران خودش را توسعه می دهد... برای هر موقعیت می توان یک روش جداگانه ایجاد کرد، به عنوان مثال، یک چک لیست برای پیشخدمت رستوران، برای کارگران آشپزخانه و غیره. چنین اسنادی معمولاً برای مدت کوتاهی، حداکثر یک ماه (در صورت بروز هر وضعیت مشکل) ذخیره می شوند.

در موسسات پذیرایی، چک لیست ها به طور مداوم و نه در یک نسخه استفاده می شود.

چک لیست های تمیز کردن

در زمینه نظافت حرفه ای نیز از چک لیست ها بسیار استفاده می شود. به عنوان مثال، چک لیست تمیز کردن. نمونه ای از چنین لیستی را می توان در چندین نسخه تهیه کرد:به عنوان یک برنامه عملیاتی و به عنوان یک سند حسابداری. بیایید هر دو گزینه را در نظر بگیریم.

به عنوان یک برنامه اقدام، چک لیست های نظافت معمولاً توسط شرکت های نظافتی حرفه ای هنگام ارائه خدمات به سازمان ها و مشتریان خصوصی استفاده می شود. از آنجایی که در این مورد ما در مورد تمیز کردن حرفه ای صحبت می کنیم، لیست اقدامات به دستیابی به سطح کیفی مورد نیاز کمک می کند. ممکن است شامل مواردی مانند:

1. تمیز کردن گرد و غبار، تمیز کردن مرطوب، مراقبت از مبلمان.
2. شستشوی پنجره ها
3. شستن کف.

منظور از این برگه کمک به کارمند در جهت یابی در محل است.، کلیه نکات را رعایت کرده و خدمات نظافتی را به بهترین نحو ممکن ارائه دهید تا مشتری شکایتی نداشته باشد. بنا به درخواست مشتری، سایر وظایف را می توان در چک لیست گنجاند.

همچنین چک لیست ها را می توان به عنوان یک سند حسابداری استفاده کردبه عنوان مثال، برای تمیز کردن توالت. تقریباً همه مردم با چنین برگه هایی مواجه شده اند. آنها معمولا در سرویس های بهداشتی کافه ها و رستوران ها آویزان می شوند. موارد این چک لیست ها شامل لیستی از وظایف نیست، بلکه شامل زمان تمیز کردن است. پس از اتمام نظافت، کارمند امضای خود را جلوی هر مورد می گذارد. چنین سندی به مدیر مؤسسه کمک می کند تا اتمام به موقع نظافت را کنترل و بررسی کند.

چک لیست های فروش

هر کارمندی که درگیر فروش فعال است باید از چک لیست ها برای بهبود عملکرد خود استفاده کند. اول از همه، چک لیست هایی برای سازماندهی ارتباط با مشتری، به ویژه از طریق تلفن، مورد نیاز است.

بیشتر تماس های "سرد" با شکست به پایان می رسد، زیرا مدیر با مشتری ارتباط برقرار نمی کند، اما متن آماده را برای او می خواند. علاوه بر این، حتی برای هر سوال یا "اعتراض" مدیران یک الگو دارند. در کار راحت است - شما نیازی به فکر کردن و نوشتن پاسخ خود ندارید - اما در عمل کاملاً بی فایده است. مشتریان این رویکرد را دوست ندارند.

چک لیست می تواند به سازماندهی یک گفتگوی زنده تر کمک کند، به این معنی که احتمال فروش را افزایش می دهد. چک لیست مدیر فروش باید شامل موارد زیر باشد:

1. آشنایی.
2. هدف از تماس.
3. جمله.
4. شفاف سازی جزئیات، گفتگو با مشتری، پاسخ به اعتراضات.
5. فروش (دعوتنامه و ...).
6. فراق

این گزینه بهتر از یک الگوریتم فروش آماده است، زمانی که یک مدیر عبارات الگو را با صدایی یکنواخت می خواند. ممکن است در مراحل اول کار با آن دشوارتر باشد، اما در نهایت موثرتر خواهد بود، زیرا بیشتر شبیه یک رویکرد فردی به مشتری است.

همچنین، از چک لیست ها می توان برای ارزیابی عملکرد نه یک مدیر فردی، بلکه کل بخش فروش استفاده کرد. در این مورد، آنها حاوی سوالات مشابه هستند:

1. آیا شرکت یک استراتژی بازاریابی ایجاد کرده است؟
2. آیا طرح فروش به کارکنان ابلاغ شده است؟
3. آیا الگوریتم های فروش و چک لیست کارمندان توسعه یافته اند؟
4. آیا پایگاه مشتری وجود دارد؟
5. کارمندان روزانه چند تماس دارند؟
6. چند تماس برای 1 فروش برای هر کارمند وجود دارد؟
7. یک تماس تلفنی به طور متوسط ​​چقدر طول می کشد؟
8. نحوه اجرای طرح فروش (در روز، در هفته، در ماه).

بنابراین کنترل مستمر و اجرای روشمند تمامی نکات باعث افزایش کارایی هر یک از کارکنان به خصوص در زمینه فروش خواهد شد. مهم است که رهبران سازمانی چک لیست ها را جدی بگیرند و عادت استفاده از این نوع مدیریت زمان را در همه کارکنان تلقین کنند.

هر کارمندی که درگیر فروش فعال است باید از چک لیست ها برای بهبود عملکرد خود استفاده کند.

چگونه یک چک لیست به خریداران مرموز کمک می کند

وظیفه خریدار رمز و راز ارزیابی جامع کار یک فروشنده فردی و کل فروشگاه به عنوان یک کل است.در این مورد، چک لیستی از پارامترهای اندازه گیری شده ضروری است. به طور معمول، در چنین لیست هایی، موارد در مقیاس پنج درجه ای یا به سادگی "بله / خیر" رتبه بندی می شوند. چک لیست خرید رمز و راز باید شامل موارد زیر باشد:

1. تماس خریدار:
   • فروشنده اول می آید، خودش را معرفی می کند.
   • دوستانه، مودب؛
   • ظاهر مرتب؛
   • علاقه مند، خندان
2. داشتن اطلاعات:
   • نیازهای خریدار را با پرسیدن سؤالات، از جمله سؤالات باز و روشن، شناسایی می کند.
   • در مورد کالاهایی صحبت می کند که مورد علاقه مشتری است.
   • آنالوگ هایی را ارائه می دهد که خریدار از آنها اطلاعی ندارد.
   • با اطمینان مطالب مربوط به کالا را در اختیار دارد.
3. ارائه خدمات شرکت:
   • در مورد تبلیغات و تخفیف های فعلی صحبت می کند.
   • شرکت در برنامه های وفاداری را پیشنهاد می کند (دریافت کارت، دریافت پاداش، اشتراک در خبرنامه).
4. کار با اعتراضات:
   • در مورد نظر خریدار منفی صحبت نمی کند، آن را اشتباه نمی خواند.
   • آشکارا بحث نمی کند، یک جایگزین ارائه می دهد.
   • استدلال های متقابل مستدل بیان می کند.
5. اتمام فروش:
   • گفتگو را خلاصه می کند؛
   • در مورد خواص اضافی کالاها که در گفتگوی قبلی مورد بحث قرار نگرفته اطلاع می دهد.
   • ترتیب اقدامات برای خرید را می گوید (اتاق اتصالات کجاست، صندوق پول کجاست، محل تحویل کجاست و غیره).
   • با تشکر از خرید و انتخاب فروشگاه

هر دو نوع ساده تر و پیچیده تر از چک لیست های خریداران مرموز امکان پذیر است. ولی هرچه خریدار مرموز جزئیات بیشتری بگوید، بهتر استبنابراین، بهتر است یک پرسشنامه به اندازه کافی حجیم و دقیق در مورد کار کارکنان فروشگاه تهیه شود.

چک لیست در مدیریت زمان شخصی

چک لیست ها را می توان نه تنها برای سازماندهی کار شرکت ها، بلکه برای برنامه ریزی شخصی نیز استفاده کرد.مثلاً اگر در شرکتی مرسوم نیست که از چک لیست استفاده می کنند، اما کارمند این کار را لازم می بیند، باید چنین چک لیستی را برای خود ایجاد کند.

این کار اجرای کار فعلی را ساده می کند و موثرترین الگوریتم ها را برای انجام برخی عملیات مشخص می کند. کار بر روی چک لیست مقداری از بار روانی را از بین می برد - حتی یک پروژه پیچیده که به قطعات تقسیم شده است، امکان پذیرتر می شود. و عدم وجود خطر فراموشی چیزی در هنگام برنامه ریزی یک امتیاز خوشایند است.

کار بر روی چک لیست مقداری از بار روانی را از بین می برد - حتی یک پروژه پیچیده که به قطعات تقسیم شده است، امکان پذیرتر می شود.

نحوه درست تهیه چک لیست

برای اینکه چک لیست "آنطور که باید" کار کند، باید آن را به درستی ترسیم کنید. در اینجا چند دستورالعمل وجود دارد:

1. لیست را ساده و کوتاه نگه دارید. شما نیازی به نوشتن یک مقاله مفصل ندارید، باید موضوع اصلی را برجسته کنید و آن را با ساده ترین کلمات ممکن بنویسید. با یک نگاه به برگه، باید مشخص شود که چه باید کرد.
2. موارد باید منسجم و به هم مرتبط باشند. به یاد داشته باشید، این الگوریتمی برای دستیابی به تنها یک هدف است. چک لیست یک رویکرد گام به گام به کار را فرض می کند. یعنی تنها پس از تکمیل نکته اول به سراغ نقطه دوم بروید.
3. ویرایش ها را انجام دهید. تمام تغییرات، بهبودها و بهبودها را در چک لیست ثبت کنید.
4. اگر یک چک لیست شخصی تهیه می کنید، آن را برای خود راحت کنید. از برجسته سازی با رنگ، ایتالیک، حروف بزرگ استفاده کنید. در این مورد، لازم نیست نگران شفافیت ورق برای افراد دیگر باشید.
5. اگر آن را به صورت کاغذی می سازید یا اگر نسخه الکترونیکی را ترجیح می دهید، چک لیست باید در 1 برگه قرار گیرد یا به اندازه صفحه نمایش رایانه یا تلفن باشد. بهینه - 5-7 امتیاز.

محل ذخیره چک لیست

بسته به هدف چک لیست ها، ممکن است چندین گزینه برای ذخیره آنها وجود داشته باشد:

1. چک لیست های شخصی در دفتر خاطرات و همچنین تلفن ها و رایانه ها نگهداری می شود. مناسب است ساده‌ترین چک‌لیست‌ها را «چه چیزهایی را هنگام خروج از خانه فراموش نکنیم» در جلوی درب قرار دهیم.
2. چک لیست کار و خدمات کارکنان باید در محل کار یا به صورت الکترونیکی روی دسکتاپ رایانه در معرض دید عموم قرار گیرد.
3. چک لیست های جمعی باید در مکان هایی نصب شوند که برای همه کارکنانی که در اجرای آن ها دخیل هستند در دسترس باشد.

نتیجه

چک لیست یک راه عالی برای برنامه ریزی کار و بهبود کارایی آن است. این چک لیست ها تقریباً در همه زمینه های تجارت، از حمل و نقل هوایی و پزشکی گرفته تا پذیرایی و نظافت حرفه ای کاربرد پیدا کرده اند. یک الگوریتم خوب طراحی شده به شما کمک می کند تا حتی به جدی ترین و چند مرحله ای ترین کارها بدون ترس نزدیک شوید.